Інструкції
Як вести облік оплат і виплат за концерт: приклад у гривнях
StoryBand (storyband.app) - вебзастосунок для музикантів і менеджерів гуртів. Плануйте живі виступи, склад і сет-листи, ведіть облік гонорарів та виплат музикантам.
У StoryBand можна зберегти дату й програму концерту, зібрати склад і перевірити розрахунки з клієнтом та музикантами. Розберемо приклад: клієнт платить 10 000 грн, а четверо учасників отримують по 2 500 грн. Покажемо, як відмітити аванс, часткову виплату та решту гонорару.
Команда продукту StoryBand ·
1. Підготуйте групу та перевірте доступ
Це вигаданий приклад, а не історія клієнта. Використовуйте власні погоджені суми. Для повторення потрібен командний тариф із доступом до учасників і виплат та роль, яка дозволяє керувати концертом. Personal Free підходить для особистого планування, але не для цього командного сценарію.
Виберіть українську мову в налаштуваннях мови. Підготуйте локацію й картки чотирьох учасників. Для цього прикладу достатньо карток без облікових записів; надсилати запрошення чи повідомлення не потрібно. Приклад передбачає ручний облік без автоматичних позначок оплати. Перевірте налаштування гурту та походження вже наявних записів.
2. Додайте концерт і гонорари
Відкрийте "Нова подія" та виберіть концерт. Укажіть назву, дату, локацію та час виступу. Наприклад: навчальний концерт, саундчек о 18:00, початок о 19:00. Виберіть "Валюта події": UAH (українська гривня), а в полі гонорару вкажіть 10000.
Додайте чотирьох учасників із гонораром 2500 кожному й збережіть концерт. Перевірте картку: валюта UAH, загальний гонорар 10 000 грн, сума гонорарів учасників 10 000 грн. У цьому прикладі немає додаткового доходу, витрат чи залишку гурту. За потреби додайте програму із сет-листа.
3. Запишіть аванс від клієнта
Коли клієнт фактично сплатить 4000 грн, відкрийте блок оплати клієнта в картці концерту. Укажіть дату отримання, тип платежу "Аванс" та "Сума платежу": 4000. Збережіть запис. Очікуваний результат: отримано 4 000 грн, залишилося отримати 6 000 грн.
Після фактичного отримання решти додайте окремий платіж на 6000 грн із відповідною датою. Тепер отримано 10 000 грн, залишок клієнта дорівнює нулю. Тут вводиться сума нового платежу, а не загальна сума всіх оплат.
4. Зафіксуйте часткову виплату учаснику
Після виступу позначте концерт завершеним і перевірте гонорари: запис нової виплати учаснику доступний для завершеного концерту з додатним гонораром. У складі концерту відкрийте виплату першому учаснику, оберіть спосіб обліку "Виплата". Після фактичної виплати 1000 грн у полі "Виплачена сума" вкажіть 1000, виберіть дату виплати та збережіть. За гонорару 2500 грн залишок цьому учаснику становить 1500 грн.
Коли виплатите решту 1500 грн, у тому самому полі вкажіть загальну виплачену суму 2500. Система запише різницю 1500 грн на вибрану дату. Не вводьте 1500 як підсумок: це означало б лише 1500 грн виплачених загалом. Зменшення підсумку створює запис повернення.
5. Звірте виплати та історію
Після повного розрахунку з першим учасником йому виплачено 2500 грн, залишок нуль. Якщо решта троє ще не отримали грошей, загалом їм належить виплатити 7500 грн. Оплата клієнта й виплати учасникам залишаються окремими записами.
Коли фактично розрахуєтеся з рештою, зафіксуйте загальну виплачену суму 2500 для кожного. Перевірте історію: клієнтські платежі 4000 і 6000; для першого учасника виплати 1000 і 1500; сумарні виплати всім 10 000 грн. Завершення концерту саме по собі не є підтвердженням переказу грошей.
6. Відрізняйте валюту концерту від підписки
UAH у картці визначає валюту цього концерту та його грошових записів. Валюта відображення у фінансових звітах є окремим налаштуванням і не переписує первісні суми. Перед звіркою перевірте код валюти та період звіту.
Ціни командних підписок на сторінці тарифів наведені в USD. Для гонорарів і оплат за концерт можна вибрати UAH. Актуальні ціни, ліміти й умови дивіться на сторінці тарифів. Гроші ви переказуєте самостійно, StoryBand зберігає записи про розрахунки. Ці записи не замінюють бухгалтерський чи податковий облік.
Поширені запитання
Чи потрібно вводити 1500 або 2500 після другої виплати?
У полі "Виплачена сума" введіть 2500, тобто підсумок 1000 + 1500. В історію додасться лише різниця 1500. У формі оплати клієнта, навпаки, "Сума платежу" означає новий окремий платіж.
Чи можна повторити приклад без реальних переказів?
Так, у власному тестовому середовищі з вигаданими даними. У робочому обліку позначайте фактичні виплати лише після того, як вони відбулися. StoryBand зберігає записи, а гроші ви переказуєте окремо.